B. Účely, právne dôvody a doba spracovania údajov

Spracovanie údajov sa odvíja od konkrétneho účelu. V niektorých prípadoch sa údaje spracúvajú priamo na základe zákona, zmluvy alebo oprávneného záujmu, pričom NextAgent osobné údaje nevyužíva na priamy marketing.

Medzi základné účely patria:

• poskytovanie služieb a elektronických komunikačných riešení podľa zmluvy,

• vyúčtovanie a fakturácia,

• povinnosti vyplývajúce z daňových predpisov,

• úkony podľa osobitných zákonov (napr. spolupráca s políciou a inými orgánmi),

• vymáhanie pohľadávok a riešenie sporov,

• nahrávanie hovorov s podporou či zákazníckou linkou,

• identifikácia klienta,

• uchovanie dôkazov na obhajobu právnych nárokov,

• evidencia dlžníkov.

Osobné údaje v rámci týchto úkonov NextAgent spracúva iba v rozsahu potrebnom na dosiahnutie určeného účelu a počas obdobia, ktoré je k tomu nevyhnutné, prípadne počas lehoty priamo uloženej zákonom. Po uplynutí tejto doby sa údaje odstránia alebo anonymizujú. Prehľad základných lehôt na spracovanie osobných údajov je uvedený nižšie.

U klientov využívajúcich služby NextAgent je NextAgent oprávnený, pokiaľ boli všetky záväzky voči nemu splnené, ponechať v zákazníckej databáze ich základné identifikačné a kontaktné údaje, informácie o poskytovaných službách a záznamy z komunikácie po dobu 4 rokov odo dňa skončenia poslednej uzatvorenej zmluvy.

Pri kúpe tovaru prostredníctvom NextAgent sa môžu spracúvať osobné, identifikačné a kontaktné údaje zákazníka, informácie o zakúpenom tovare a údaje z komunikácie medzi zákazníkom a NextAgent po dobu 4 rokov od ukončenia záručnej doby daného tovaru.

Ak prebiehali rokovania medzi NextAgent a potenciálnym zákazníkom o uzavretí zmluvy, no táto dohoda nebola napokon uzatvorená, spracovanie poskytnutých osobných údajov je možné po dobu 3 mesiacov od posledného rokovania.

Faktúry. NextAgent uchováva kópie vystavených faktúr a prijaté faktúry 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Dovozné a vývozné doklady sa uchovávajú do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie 10 rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú. Faktúry je možné uchovávať aj výlučne elektronicky; listinné faktúry možno naskenovať a archivovať v elektronickej podobe za predpokladu zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti.

Zmluvy a účtovná dokumentácia. Zákaznícke zmluvy a všetky dokumenty, ktoré tvoria účtovnú dokumentáciu (napr. účtovné doklady, účtovné knihy, inventúrne súpisy, korešpondencia preukazujúca nárok na úhradu), sa uchovávajú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Dokumenty viazané na prebiehajúce konania (reklamácie, súdne/ správne konania) sa uchovávajú minimálne do konca účtovného obdobia nasledujúceho po období, v ktorom sa konanie skončilo, a najmenej po dobu zodpovedajúcu lehote na zánik práva vyrubiť daň podľa daňových predpisov.

Prevádzkové údaje elektronických komunikácií (ak sa poskytuje verejne dostupná služba). Ak NextAgent poskytuje verejne dostupnú elektronickú komunikačnú službu (napr. hlasové služby), prevádzkové údaje sa po skončení prenosu správy bezodkladne zlikvidujú alebo anonymizujú, s výnimkou uchovávania v nevyhnutnom rozsahu:
a) na fakturáciu a uplatnenie platieb – do uplynutia lehoty, počas ktorej možno faktúru právne napadnúť alebo uplatniť nárok na platbu; a
b) pri reklamácii alebo spore – až do ich pravoplatného skončenia. Rozsah uchovávaných údajov sa obmedzí na nevyhnutnú mieru. (Ak NextAgent neposkytuje verejne dostupnú elektronickú komunikačnú službu, tento bod sa neuplatní a spracúvanie logov sa riadi GDPR a ZOOÚ.)